Аудит отдела кадров своими силами

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера (у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают), то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:

  • Для жителей Москвы и МО - +7 (499) 110-86-37
  • Санкт-Петербург и Лен. область - +7 (812) 426-14-07 Доб. 366

Трудовая деятельность любого работника, будь то частный охранник, сотрудник подразделения ведомственной охраны, оператор пульта охраны, юрист-консультант, инженер или монтажник средств видеонаблюдения и т. У многих людей в сознании еще остался стереотип восприятия работы в кадровом подразделении как некой синекуры, где сотрудники только тем и занимаются, что, особо не напрягаясь и не переживая за конечный результат деятельности предприятия, перекладывают бумажки с места на место. Думать — по минимуму, ответственности — практически никакой, красота! В действительности деятельность кадровой службы любого предприятия, вне зависимости от отраслевой принадлежности, требует серьезного отношения к себе со стороны руководства компании, профессионализма, внимательности и дотошности ее сотрудников, системного подхода к ее организации. Чтобы этот системный подход был успешно реализован, недостаточно просто переговорить с кандидатом на замещение вакантной должности и при его соответствии требуемым предприятию параметрам оформить соответствующий бланк трудового договора.

Кадровое делопроизводство", , N 5. В данной статье подробно рассмотрен порядок проведения аудита кадровой документации своими силами, что позволит с максимальной точностью выявить пробелы в ведении кадрового делопроизводства, степень соответствия действующему законодательству и найти новые кадровые решения.

Аудит — это процедура независимой оценки деятельности организации, системы, процесса, проекта или продукта на предмет выявления рисков и возникновения конфликтных ситуаций. Аудит бывает внутренним, когда проводится силами самой организации, и внешним, когда для оценки деятельности в той или иной области компании привлекаются сторонние специалисты на договорной основе. Многие слышали это словосочетание, а вот в чем суть данной процедуры, не представляют. Сегодня мы поговорим именно об аудите кадровой документации, расскажем, для чего он необходим, когда и кем проводится.

Кадровый аудит на примере организации

Аудит — это процедура независимой оценки деятельности организации, системы, процесса, проекта или продукта на предмет выявления рисков и возникновения конфликтных ситуаций.

Аудит бывает внутренним, когда проводится силами самой организации, и внешним, когда для оценки деятельности в той или иной области компании привлекаются сторонние специалисты на договорной основе.

Многие слышали это словосочетание, а вот в чем суть данной процедуры, не представляют. Сегодня мы поговорим именно об аудите кадровой документации, расскажем, для чего он необходим, когда и кем проводится.

Сразу скажем, что кадровый аудит — мероприятие необязательное и проводится не так уж часто. Однако полагаем, что такую процедуру надо провести для:.

Кроме этого, аудит поможет оценить и проанализировать состояние кадровых документов при передаче документов при реорганизации, смене руководства в том числе руководства кадровой службы , увольнении приеме сотрудников отдела персонала кадров.

Повторим, что можно провести кадровый аудит собственными силами, а можно воспользоваться услугами сторонних компаний, благо таковых достаточное количество и выбрать есть из чего. При этом кадровый аудит — дело очень ответственное, ведь он непосредственно связан с конфиденциальными документами компании. Если планируется выбрать внешнего аудитора, важно, чтобы услугу оказывали квалифицированные специалисты, работающие в данной области не первый год. Поинтересуйтесь, как часто аудиторская компания оказывает услуги по проверке кадрового делопроизводства, есть ли среди клиентов организации, схожие с вашей по роду деятельности.

Помните, что услуги солидной консалтинговой фирмы, предлагающей аудит кадровой документации и имеющей в штате профессионалов, не могут стоить дешево.

Успех проведения кадрового аудита специалистами сторонней организации зависит и от того, как компания подготовлена к взаимодействию с аудиторами. Поэтому чаще всего перед началом аудита создается рабочая группа, состоящая из представителей компании, приглашенной для проведения аудита, и представителей компании-заказчика. Состав и количество приглашенных аудиторов во многом определяются сроками и объемом предстоящих работ, но однозначно требуется участие юристов и специалистов в области документационного обеспечения.

Если желания привлекать сторонних специалистов нет, да и финансирование этого не заложено, возможно проведение кадрового аудита своими силами. Однако, поставив соответствующую задачу перед работниками кадровой службы учреждения, следует помнить, что они не всегда готовы дать объективную оценку сложившейся ситуации, так как фактически будут проверять свою работу.

Полагаем, что если все-таки выбор будет сделан в пользу внутреннего аудита, лучше всего создать небольшое структурное подразделение для этого или комиссию, в которой обязательно должен быть специалист, разбирающийся в трудовом законодательстве и кадровом делопроизводстве, но не зависящий от тех лиц, чью работу он будет проверять, например, юрист.

Для начала назовем основные нормативные акты, которыми необходимо руководствоваться при проверке кадровой документации. Основными из них являются:. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Кроме этого, существует достаточное количество ведомственных нормативных актов, которыми регламентированы делопроизводство, порядок ведения личных дел или урегулированы иные аспекты трудовых отношений.

Эти акты также необходимо изучить и применять при инспектировании кадровой документации. Мы не будем рассматривать, как проводит аудит консалтинговая организация на основании гражданско-правового договора, а остановимся на внутреннем аудите. Порядок его проведения зависит от целей. Можно проверить все сферы ведения и оформления кадровых документов, а можно лишь один участок, например, трудовые договоры. В любом случае первым шагом к началу аудита будет издание приказа о проведении проверки, которым назначается проверяющий или создается комиссия по проведению аудита.

В приказе же можно определить тему проверки. Для улучшения работы отдела кадров и минимизации рисков, связанных с неправильным ведением кадровой документации,. Если тема проверки определена, то руководителю отдела кадров остается лишь подготовить необходимые документы. Если же аудит проводится при смене руководства службы персонала или при передаче дел от одного специалиста другому, необходимо определить перечень документов, подлежащих инспектированию. Помните, что есть перечень обязательных документов, которые должны быть в любой организации независимо от ее организационно-правовой формы и формы собственности.

К таким документам относятся:. Штатное расписание. Скажем сразу, что о данном документе в Трудовом кодексе есть лишь упоминание, но указания на обязательность его составления нет. Отметим, что контролирующие органы, будь то государственная инспекция труда, прокуратура или налоговики, практически всегда его запрашивают: из расписания ясны структура учреждения, фонд оплаты труда, надбавки и доплаты работникам.

График отпусков. Обязательность данного документа не ставится под сомнение, так как в ст. Их обязательно ведут на каждого работника, так как с каждой вносимой в трудовую книжку записью работодатель обязан ознакомить работника под роспись в его личной карточке — в ней в силу п. Личные дела. Обязанность по их ведению установлена для отдельных категорий работников, к которым относятся государственные гражданские служащие, муниципальные служащие, сотрудники таможенных органов и пр.

Порядок ведения личных дел государственных гражданских служащих установлен Указом Президента РФ от Для государственных служащих субъекта РФ порядок ведения личного дела устанавливается нормативными актами этого субъекта. Например, для служащих г. Москвы он определен Указом мэра г. Москвы от Санкт-Петербурга — Постановлением Правительства г. Санкт-Петербурга от Табель учета рабочего времени формы Т, Т также должен быть в каждом учреждении, поскольку ст.

Обратите внимание! Однако ввиду того, что он утратил силу с Трудовые книжки установленного образца являются основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Вести их обязан каждый работодатель за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной ст.

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе.

Сведения о взысканиях в книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение. Проверьте, назначено ли лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, все ли они зарегистрированы в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Кроме этого, просмотрите записи в трудовых книжках — они должны быть сделаны на основании приказов. Трудовые договоры или служебные контракты.

Трудовой договор — соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, своевременно и в полном размере выплачивать зарплату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя.

Данные унифицированные формы должны применять все организации, осуществляющие деятельность на территории РФ, независимо от формы собственности п. Проверяя данные приказы, необходимо убедиться в наличии документов — оснований для их издания. Довольно часто они отсутствуют — ссылка в приказе на соглашение, заявление или иной документ есть, а самого его нет.

Это нарушение. Приказы по основной деятельности. Необходимо проверить наличие в них подписей руководителя, виз согласования.

Напомним, что такие приказы должны храниться отдельно от приказов по личному составу. Отметим, что надо не просто проверить наличие данных документов, но и обратить внимание на то, как они составлены. Например, в силу требований ст. Один экземпляр передается работнику, другой хранится у работодателя. Получение экземпляра трудового договора работником должно подтверждаться его подписью на экземпляре, хранящемся у работодателя. Статьей 57 ТК РФ определены условия, которые должны быть включены в текст трудового договора.

А вот со служебным контрактом все обстоит иначе. Помимо того, что федеральным законом определено его содержание, Указом Президента РФ от Поэтому проверьте, чтобы контракты соответствовали требованиям законодательства не только по содержанию, но и по форме.

А в части содержания отметим, что, например, важнейшим объектом проверки приказов об увольнении будет указание в них причины и основания увольнения. На основании ст. Проверяя содержание трудовых договоров, заострите внимание на наличии условий, которые в силу ст. Начнем с того, что на основании ст. Положения таких актов не должны ухудшать положение работника по сравнению с тем, что установлено трудовым законодательством.

Правила внутреннего трудового распорядка. Согласно ст. Инструкции по охране труда. Они обычно состоят из требований охраны труда перед началом работы, во время нее и по окончании, а также содержат порядок действия в аварийных ситуациях. Разрабатываются эти инструкции исходя из должности работника, его профессии или вида выполняемой им работы, на основе межотраслевой или отраслевой типовой инструкции по охране труда, межотраслевых или отраслевых правил по охране труда, требований безопасности, изложенных в эксплуатационной и ремонтной документации организаций — изготовителей оборудования, технологической документации организации, с учетом конкретных условий производства на основе Методических рекомендаций.

Положение о хранении и защите персональных данных работников или иной документ, устанавливающий порядок их хранения и использования. Составление данного локального акта обязательно в силу требований ст. Положение об оплате труда или иной локальный нормативный акт, регламентирующий систему оплаты труда в учреждении и премирования сотрудников. Это положение обязательно в силу ст.

Помимо названных существуют и другие необходимые документы — обязательные для некоторых организаций в силу специфики их деятельности, например, график сменности, перечень должностей с ненормированным рабочим днем, договоры о полной индивидуальной материальной ответственности, положение о коммерческой или иной охраняемой законом тайне.

Если в учреждении разработаны иные локальные нормативные акты, регламентирующие какую-то область трудовых отношений, рекомендуем проверить их на предмет наличия условий, ухудшающих положение работника по сравнению с установленным трудовым законодательством, и юридической силы учтено ли в необходимых случаях мнение представительного органа работников, утвержден ли документ руководителем учреждения, ознакомлены ли с актом работники и пр.

Это могут быть:. Рекомендуем особо внимательно отнестись к проверке должностных инструкций. С одной стороны, они не являются обязательными, с другой — на основании ст. Поэтому иногда инструкция просто необходима. Перейдем к журналам, среди которых, как и среди локальных нормативных актов, есть обязательные для ведения. Кроме названных обязательных журналов в учреждении могут вестись иные журналы для систематизации информации по кадровому учету, такие как:.

Проверяя журналы и книги учета, обратите внимание на их оформление. Все листы журналов должны быть пронумерованы, сами журналы прошнурованы, скреплены сургучной печатью или опломбированы и заверены руководителем организации. Никаких исправлений в журналах регистрации не допускается.

Кадровый аудит. Аудит кадрового делопроизводства своими силами

Ведение кадрового учета является обязательным для любой компании и подразумевает разработку множества документов. Все кадровые документы должны быть в идеальном порядке, в этом случае компании не страшны риски, связанные с нарушением трудового законодательства, такие как государственные проверки, штрафы, приостановление деятельности, дисквалификация, трудовые споры с сотрудниками. Но не все работодатели уделяют должное внимание правильности ведения кадрового делопроизводства и качеству кадровых документов, вследствие чего в документах возникает беспорядок. Выявить ошибки в ведении кадрового учета и привести документы в порядок поможет проведение кадрового аудита. Кадровый аудит — это процедура по оценке системы кадрового документооборота, сложившегося при ведении кадрового учета, включающая в себя проверку наличия всех обязательных кадровых документов и экспертизу кадровой документации на предмет соответствия действующему законодательству Российской Федерации, в целях минимизации рисков штрафных санкций, связанных с проведением проверок соблюдения трудового законодательства, а также рисков трудовых споров и жалоб работников.

Аудит отдела кадров своими силами

Содержание плана проведения аудита в отделе кадров, образец положения, в котором он отражен. Многих руководителей и кадровых работников интересует, как правильно провести кадровый аудит в организации. Связано это с тем, что законодательство не содержит ни понятия кадрового аудита, ни и требований к его проведению. Однако из положений п. Кроме того, кадровый аудит организации позволяет выявить проблемы в работе с кадрами и управлении персоналом, а также предотвратить их появление в будущем. Руководители организаций при этом имеют определенную степень свободы в разработке задач, методов и плана указанной процедуры.

Проверяем документацию кадрового подразделения

Настоящий раздел мы разработали, чтобы помочь Вам самостоятельно проводить кадровый аудит , выявлять имеющиеся нарушения. По каждому участку кадровой работы мы приводим списки типичных нарушений , которые Вам нужно искать у себя. Эти ошибки могу привести к неблагоприятным последствиям: от больших штрафов до уголовной ответственности. Обнаруженные ошибки Вы сможете исправить с помощью наших советов, запасов наших справочных баз и ресурсов. Книга поможет оперативно проверить соблюдение закона на разных участках кадровой работы и навести порядок. По участкам прием на работу, переводы, отпуска и т. После оплаты заказчику открывается доступ к книге в электронном виде. Опубликован новый номер журнала "Кадровик-практик" за октябрь года.

Как провести аудит кадровой документации своими силами

Приглашаем принять участие в тематическом семинаре, посвященном вопросам кадрового учета и трудового законодательства:. Светлана Заболотная ведущий специалист Украины в области кадрового учета и трудовых правоотношений, разработчик авторского курса по обучению специалистов отдела кадров, эксперт по кадровому аудиту, разработчик методики проведения кадрового аудита для предприятий всех форм собственности, постоянный автор многих специализированных изданий. Что такое кадровый аудит. Нужен ли он предприятию.

Аудит кадрового делопроизводства своими силами.

Аудит кадрового делопроизводства Булыга Н. Она не только используется в работе отдела кадров, но требуется и сотрудникам бухгалтерии для расчета заработной платы, премиальных, отпускных. Кадровые документы может проверить трудовая или налоговая инспекция, они могут понадобиться самим сотрудникам для представления в Пенсионный фонд или для получения предусмотренных законодательством льгот. Аудит кадрового делопроизводства направлен на проверку соответствия ведения последнего в организации нормам российского законодательства и иных правовых актов, обязательных для исполнения на территории РФ, выявление и исправление допущенных нарушений, а также предотвращение негативных последствий этих нарушений.

Кадровый аудит своими силами: пошаговая инструкция для кадрового специалиста

Будь ласка, авторизуйтесь, заповнивши поля нижче. Забули пароль? Приглашаем кадровиков, юристов, бухгалтеров и руководителей предприятий посетить эксклюзивный семинар-практикум по проведению на предприятии кадрового аудита своими силами, который поможет исключить наложение штрафных санкций и возникновение судебного разбирательства с наемными или уволенными работниками. У слушателей семинара есть уникальная возможность не только научиться проводить кадровый аудит своими силами, но и по рекомендациям лектора грамотно подготовиться к работе с новыми изменениями в пенсионном и трудовом законодательстве г. Также слушатели могут приносить на семинар внутренние документы, разработанные и изданные на предприятии, для изучения и корректировки их содержания лектором на соответствие действующему законодательству, если в этом есть необходимость. Ждем Вас на нашем семинаре-практикуме, скучать не придется. Слушатели семинара-практикума изучат вопросы и ознакомятся с изменениями законодательства Украины: Госбюджет г. Максимальный размер заработной платы, с которого в г. Официальное обнародование нормативно-правовых актов Украины, вызывающих у пользователей споры и разногласия.

Кадровый аудит своими силами

.

.

.

.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Комментариев: 5
  1. Алиса

    Долги не делятся! Практика верховного суда!

  2. sonbabungnar

    Также, откладывая деньги на квартиру или машину, за это время инфляция на 20-30 сожрет ваши деньги.

  3. Симон

    Это все бред, провокация и вброс! Вы видео внимательно посмотрите! Чё вы горячку порете, не посмотрев видео? Все нововведения будут касаться драг. металлов. 5:30

  4. Любомир

    Да, хуйню гонит про не пустит в магазин. Пошел на хуй

  5. Степан

    Тарас Валерьевич спасибо .все четко.ясно.

Добавить комментарий

Отправляя комментарий, вы даете согласие на сбор и обработку персональных данных